采购部工作流程与管理制度

猎人

第一章总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,因此特制定本制度，所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作，采购部经理也应依据本制度对采购员及库管员进行考核和管理。

第二章采购原则
1. 严格执行采购议价程序 ：凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在7000元以上，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格（临时性应急购买的物品除外）采购部在执行议价程序时,必须将所选择的供应商的客户名称、所议价格记备案。
2. 合同会签原则 ：固定资产、市场预测采购计划、大额采购的合同,必须经过相关部门如生产管理部、市场部、财务部、总经理等各方意见，经公司分管领导审核，总经理批准签约。
3. 职责分离原则 ：原则上采购人员不得参与物资与服务的验收,采购物资质量、数量、交货等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成.
4. 一致性原则 ：采购人员所采购的货物必须与购货单所列要求规格、型号、数量等相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供请购部门更改请购单作参考; 如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5％～10％。
5. 最低价搜寻原则 ：采购人员随时收集市场价格,建立供应商信息档案,了解市场最新动态及各地区最低价格,实现最优化采购.
6. 廉洁原则 ：
1) 热爱企业,维护企业利益,提高采购质量,降低采购成本.
2) 加强学习,提高采购水平,增强法制观念.
3) 廉洁自律, 不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手
4) 严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督.
5) 工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失.

第三章 采购部经理职责
1. 负责组织公司所销售产品的采购；
2. 做好销售员与供方之间的联系工作；
3. 帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作；
4. 对本部门员工制度执行情况负责；
5. 对本部门员工的专业知识培训负责；
6. 对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议；
7. 严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理负责.责任到人；
8. 发现问题及时向公司领导提出奖惩建议；
9. 负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成情况。

第四章 采购工作流程
1. 收集销售部从ERP发来的订单；
2. 审批订单并确认；
3. 向外部供货商询价，比价；
4. 采购部经理审批(重大合同向公司领导请示)；
5. 签订采购合同；
6. 复印后,将原始合同整理装订年末存档。

第五章 付款流程
1. 在ERP内录入付款申请单
2. 采购部经理审核
3. 总经理审批
4. 财务部付款.

第六章收货流程
1. 直发:根据合同执行进程督促供货方按期交货和传真提货单，通知销售内勤已发货，销售部内勤传真提货单至最终用户并确认，采购员办理入库手续，销售部内勤办理相应的出库手续；
2. 转发:根据合同执行进程督促供货方按期交货，供货方传真或邮寄提货单，通知办公室相关人员提货，提货人员将货物交库管员并办理交接手续，采购员清点货物并办理ERP入库手续。

第七章 收进项发票流程
1. 催供货方开具发票；
2. 核对开票内容；
3. 把数据录入ERP；
4. 将发票交财务部签收。

第八章采购管理制度
1. 建立好供方及用户档案,并做好工作记录；
2. 建立,建全比价制度,保证采购设备的质优价廉；
3. 建立客户资料管理(表)册,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售后服务管理表；
4. 每周末将上周付款,欠款,欠票情况进行汇总在周例会上做总结,并提出本周用款计划；
5. 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前十日通知销售内勤；
6. 所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决；
7. 采购部负责所采购货物的入库手续.货到后应在一个工作日内办理入库手续.验货完毕后,及时按操作规程准确登录ERP；
8. 采购部每月5号前,将上一月的采购合同编号整理成册；
9. 违反上述规章制度,视情节罚款50-500元。