采购部工作流程与管理制度
<strong>1．总则<br/></strong>为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及仓库员进行考核和管理。<br/><br/><strong>2．采购部经理职责</strong>：<br/>2．1 负责组织公司所销售产品的采购。<br/>2．2 对仓库的管理工作负责。<br/>2．3 做好销售员与供方之间的联系工作。<br/>2．4 帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。<br/>2．5 对本部门员工制度执行情况负责。<br/>2．6 对本部门员工的专业知识培训负责。<br/>2．7 对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。<br/>2．8 严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。<br/>2．9 负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。<br/><br/><strong>3．仓管员职责</strong>：<br/>3．1 早盘查（点货备发）、晚清帐（当日工作当日完）。<br/>3．2 提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登报信息，直至合同完成、存档。<br/>3．3 负责仓库日常管理事务。<br/>3．4 检查库存产品状况。<br/>3．5 按规定收发物料。<br/>3．6 物料进库储位的筹划与排放，<br/>3．7 填写仓库相关数字登录到ERP。<br/>3．8 配合盘点仓库产品工作的具体执行。<br/>3．9 物料的搬运和仓库废次品的回收及保管。<br/>3．10 对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。<br/>3．11 维护和管理搬运工具。<br/><br/><strong>4．流程</strong>：<br/>4．1 采购流程：<br/>4．1．1 收到销售部从ERP发来的订单<br/>4．1．2 审批确认<br/>4．1．3 询价、比价<br/>4．1．4 采购部经理审批（重大合同向公司领导请示）<br/>4．1．5 签订采购合同<br/>4．1．5 复印后，将原始合同整理装订年末存档<br/>4．2 付款流程：<br/>4．2．1 在ERP内录入付款申请单<br/>4．2．2 采购部经理审核<br/>4．2．3 副总经理审批<br/>4．2．4 财务部付款。<br/>4．3 收货流程：<br/>4．3．1 直发：<br/>4．3．1．1 根据合同执行进程督促供货方按期交货<br/>4．3．1．2 供货方传真提货单<br/>4．3．1．3 通知销售内勤已发货<br/>4．3．1．4 销售部内勤传真提货单至最终用户并确认<br/>4．3．1．5 采购员办理入库手续<br/>4．3．1．6 销售部内勤办理相应的出库手续 <br/>4．3．2 转发：<br/>4．3．2．1 根据合同执行进程督促供货方按期交货<br/>4．3．2．2 供货方传真或邮寄提货单<br/>4．3．2．3 通知办公室相关人员提货<br/>4．3．2．4 提货人员将货物交仓库员并办理交接手续<br/>4．3．2．5 采购员清点货物并办理ERP入库手续<br/>4．4 收进项发票流程：<br/>4．4．1 催供货方开具发票<br/>4．4．2 核对开票内容<br/>4．4．3 录入ERP<br/>4．4．4 将发票交财务部签收。<br/>4．5 出库流程：<br/>4．5．1 仓库员收到销售部销售内勤发出的ERP出库申请<br/>4．5．2 仓库员备货并复核<br/>4．5．3 交办公室发货<br/>4．5．4 办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤<br/><br/><strong>5．采购管理制度</strong>：<br/>5．1 建立好供方及用户档案，并做好工作记录。<br/>5．2 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。<br/>5．3 建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。<br/>5．4 每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。<br/>5．5 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤<br/>5．6 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。<br/>5．7 采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确登录ERP。<br/>5．8 采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册<br/>5．9 违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。<br/><br/><strong>6．仓库管理制度</strong>：<br/>6．1 仓库由专人管理，各种货物登记，做到帐物相符，非仓库管理人员不得私自进入仓库，拒绝任何人在仓库逗留。<br/>6．2 保持仓库的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100元。<br/>6．3 所有货物依据销售部门或合同号合理存放。<br/>6．4 任何出入库物品都要履行手续，见单发货，领用登记。<br/>6．5 保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单（一式两份）和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。<br/>6．6 接到出库申请后根据合同内容进行备货，并由领货人签字方可办理出库。<br/>6．7 出库返回单，应由销售内勤保管（需方签字）。<br/>6．8 对客户所需样品及实验品，仓库员及时登记领用人、领用时间、退回时间。退回后应妥善保管。<br/>6．9 仓库员每月第三周的周六对仓库盘点，并将盘点结果在次日报副总经理。
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