采购部工作流程与管理制度
<strong>第一章总则<br/></strong>为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,因此特制定本制度，所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作，采购部经理也应依据本制度对采购员及库管员进行考核和管理。<br/><br/><strong>第二章采购原则<br/></strong>1. 严格执行采购议价程序 ：凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在7000元以上，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格（临时性应急购买的物品除外）采购部在执行议价程序时,必须将所选择的供应商的客户名称、所议价格记备案。<br/>2. 合同会签原则 ：固定资产、市场预测采购计划、大额采购的合同,必须经过相关部门如生产管理部、市场部、财务部、总经理等各方意见，经公司分管领导审核，总经理批准签约。 <br/>3. 职责分离原则 ：原则上采购人员不得参与物资与服务的验收,采购物资质量、数量、交货等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成.<br/>4. 一致性原则 ：采购人员所采购的货物必须与购货单所列要求规格、型号、数量等相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供请购部门更改请购单作参考; 如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5％～10％。<br/>5. 最低价搜寻原则 ：采购人员随时收集市场价格,建立供应商信息档案,了解市场最新动态及各地区最低价格,实现最优化采购. <br/>6. 廉洁原则 ：<br/>1) 热爱企业,维护企业利益,提高采购质量,降低采购成本.<br/>2) 加强学习,提高采购水平,增强法制观念. <br/>3) 廉洁自律, 不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手<br/>4) 严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督. <br/>5) 工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失. <br/><br/><strong>第三章 采购部经理职责</strong><br/>1. 负责组织公司所销售产品的采购；<br/>2. 做好销售员与供方之间的联系工作；<br/>3. 帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作；<br/>4. 对本部门员工制度执行情况负责；<br/>5. 对本部门员工的专业知识培训负责；<br/>6. 对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议；<br/>7. 严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理负责.责任到人；<br/>8. 发现问题及时向公司领导提出奖惩建议；<br/>9. 负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成情况。<br/><br/><strong>第四章 采购工作流程</strong><br/>1. 收集销售部从ERP发来的订单；<br/>2. 审批订单并确认；<br/>3. 向外部供货商询价，比价；<br/>4. 采购部经理审批(重大合同向公司领导请示)；<br/>5. 签订采购合同；<br/>6. 复印后,将原始合同整理装订年末存档。<br/><br/><strong>第五章 付款流程</strong><br/>1. 在ERP内录入付款申请单<br/>2. 采购部经理审核<br/>3. 总经理审批<br/>4. 财务部付款. <br/><br/><strong>第六章收货流程</strong><br/>1. 直发:根据合同执行进程督促供货方按期交货和传真提货单，通知销售内勤已发货，销售部内勤传真提货单至最终用户并确认，采购员办理入库手续，销售部内勤办理相应的出库手续；<br/>2. 转发:根据合同执行进程督促供货方按期交货，供货方传真或邮寄提货单，通知办公室相关人员提货，提货人员将货物交库管员并办理交接手续，采购员清点货物并办理ERP入库手续。<br/><br/><strong>第七章 收进项发票流程<br/></strong>1. 催供货方开具发票；<br/>2. 核对开票内容；<br/>3. 把数据录入ERP；<br/>4. 将发票交财务部签收。<br/><br/><strong>第八章采购管理制度</strong><br/>1. 建立好供方及用户档案,并做好工作记录；<br/>2. 建立,建全比价制度,保证采购设备的质优价廉；<br/>3. 建立客户资料管理(表)册,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售后服务管理表；<br/>4. 每周末将上周付款,欠款,欠票情况进行汇总在周例会上做总结,并提出本周用款计划；<br/>5. 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前十日通知销售内勤；<br/>6. 所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决；<br/>7. 采购部负责所采购货物的入库手续.货到后应在一个工作日内办理入库手续.验货完毕后,及时按操作规程准确登录ERP；<br/>8. 采购部每月5号前,将上一月的采购合同编号整理成册；<br/>9. 违反上述规章制度,视情节罚款50-500元。<br/>
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